Liebe Kunden,


um Ihnen den Wechsel vom FEDER-System zu vOffice möglichst einfach zu gestalten, haben wir in enger Zusammenarbeit mit FEDER-Software einen eigenen “Importer” entwickelt, um so viele Daten und Informationen wie möglich zu übernehmen.


Da es jedoch im Vermietgeschäft von Ferienunterkünften keine allgemeingültigen Standards gibt, sind Unterschiede in der Handhabung, Umfang und der Beschaffenheit von Daten leider unvermeidbar. 


Deshalb möchten wir Ihnen nachfolgend einen Überblick geben, welche Daten aus dem FEDER-System eins zu eins übernommen werden, welche Daten nur bedingt importiert werden können und welche Daten und Einstellungen Sie manuell nachgepflegt müssen.


Wir bedanken uns für Ihre Entscheidung zu vOffice zu wechseln und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.


Ablauf

Nachdem Sie sich entschieden haben vOffice zu nutzen und den Vertrag bestätigt haben, werden Sie unserer Onboarding-Abteilung übergeben. Die Kollegen vom Onboarding kontaktieren Sie und weisen Sie in mehreren Terminen in die Bedienung von vOffice ein. Nachdem Sie uns ihr Einverständnis zum Import der Daten gegeben haben, beginnen wir mit dem Import der Daten.

Solange noch Objektdaten, Preise, etc. importiert werden, sollten Sie keine manuellen Änderungen vornehmen, da diese unter Umständen wieder überschrieben werden.

Vertragsdaten werden kurz vor Livegang erneut importiert, damit die Belegungen aktuell sind und es zu keinen Doppelbelegungen kommt.


Stammdaten

Alle Adressdaten aus den Bereichen Firmen, Eigentümer, Veranstalter und Mieter werden in vOffice als “Kontakte” gespeichert. 


Übernommen werden:

  • Anrede

  • Vorname

  • Nachname

  • Firma

  • Straße

  • Plz

  • Ort

  • Alle Telefonnummern

  • E-Mail-Adressen

  • Geburtsdatum

  • Memos

  • Bankdaten

  • Sprache

  • Flag “unerwünscht” (aus Mieter)

  • Flag “Werbung” (aus Mieter)


Als Notiz werden übernommen - sofern im FEDER System vorhanden

  • Zu Händen

  • c/o  Adresszusatz

  • optionale Angabe einer Firma


Nicht übernommen werden:

  • Korrespondenzen mit den Kontakten


Anmerkung:

  • Hausnummer (im Gegensatz zum FEDER-System sind in vOffice Straße und Hausnummer getrennt. Deshalb wird die Hausnummer, falls sich diese nicht eindeutig separieren lässt, in vOffice auch im Feld Straße eingetragen.) Beispiel “Dorftraße 4f” wird als “Dorfstraße” importiert weil “4f” als Hausnummer erkannt und getrennt eingetragen werden kann. “Dorfstraße 4f/3.OG” kann nicht behandelt werden.

  • Weitere Klassifizierung eines Mieters, wie VIP, Tierhalter, Stammgast, leicht behindert, Raucher, etc, werden als "Tag" importiert.


Objektdaten

Zur Info:

In vOffice gibt es “feste” Objekteigenschaften und benutzerdefinierte Eigenschaften. “feste” Eigenschaften werden zu Portalen übertragen, benutzerdefinierte Eigenschaften nicht. Benutzerdefinierte Eigenschaften werden in vOffice kursiv dargestellt.


Uneingeschränkt übernommen werden:

  • Objektnummer

  • Objektname

  • Objektadresse

  • Geo-Koordinaten

  • Anzahl Zimmer

  • Anzahl Badezimmer

  • Wohnfläche

  • Eigentümer

  • Mandant/Firma

  • Vermietbar von / Vermietbar bis

  • Interneteinstellungen (ins Internet stellen,nicht ins Internet stellen)

  • Nichtraucher

  • Haustiere erlaubt

  • Allergiker

  • Stellplatznr.

  • Kurverw. Nr.

  • Planquadrat

maximale Belegung

In vOffice wird die maximale Belegung über die Anzahl der Schlafmöglichkeiten definiert. Es gibt “Schlafmöglichkeiten” und “davon nur für Kinder”.

Beim Import übernehmen wir max. Belegung als Schlafmöglichkeit. Ist die Anzahl der maximalen Erwachsenen kleiner als die maximale Belegung, werden die max. Erwachsenen von den maximalen Personen abgezogen und die verbleibende Anzahl in “davon nur für Kinder” eingetragen.

Eine Beschränkung von max. Kindern und max. Babies gibt es in vOffice nicht.


max. Tiere

Zur Beschränkung von Haustieren gibt es in vOffice einerseits Haustiere erlaubt sowie eine Haustier Beschränkung. Diese kennt die Werte max. 1, max. 2, max. 3 und "auf Anfrage".
Übernommen werden Ihre Einstellungen aus FEDER wie folgt:


  • Haustiere erlaubt = Haustiere erlaubt

  • Haustiere auf Anfrage  = Haustiere erlaubt mit der Einschränkung “auf Anfrage”

  • max Tiere wird entsprechend der eingetragenen Anzahl als max. 1, max. 2 max. 3 übernommen. Ist bei Ihnen max. Tiere höher als 3, wird keine Beschränkung eingetragen.


Klassifizierungen (Gruppe, Lage, Ortslage, Wohnlage, Objekttypen…)

In vOffice gibt es keine Klassifizierung. Die Selektierung von Objekten erfolgt im Programm über Objektgruppen, die Sie frei anlegen können und denen Sie Objekte mit bestimmten Eigenschaften zuordnen.


Gruppe 

In vOffice wird “Gruppe” als Typ bezeichnet und ist auf die Typen Haus, Wohnung/Apartment, Hotelzimmer/Bed&Breakfast, Privatzimmer, Wohnmobil/-wagen und Yacht begrenzt. Die in Feder angelegten Gruppen werden entsprechend den in voffice vorhanden Typen gemappt.


Regionen und Ortskennung

Die örtliche Bestimmung bzw. eines Objektes erfolgt in vOffice über frei definierbare Regionen. Wenn Sie in Feder als Klassifizierung “Regionen” verwenden, werden diese als Regionen in vOffice übertragen. Verwenden Sie nur die “Ortskennung” wird die Ortskennung der Objekte als Region übernommen.


Ausstattungsmerkmale

Nicht alle Ausstattungsmerkmale, die es in FEDER gibt können eins zu eins von vOffice übertragen werden, da es einige Ausstattungsmerkmale nicht gibt und andere etwas anders funktionieren. So gibt es z.B. in vOffice das Ausstattungsmerkmal “Kamin-/Ofen” als auch “Art des Kamins / Ofens”.


Welche Ausstattungsmerkmale von Ihnen gemappt werden können und welche nicht, sehen Sie im FEDER-System unter System -> Portale & Webseite -> vOffice -> Mapping Ausstattung.


Unter System -> Portale & Webseite -> vOffice ->nicht gemappte Attribute exportieren können Sie auswählen, welche Ausstattungsmerkmale als benutzerdefinierte Eigenschaft exportiert wird.


Objekttexte

Die Bezeichnung von Objekttexten unterscheidet sich teilweise in den Systemen.

Welche Objektexte Sie ins vOffice exportieren wollen, können Sie unter System -> Portale & Webseite -> vOffice -> Objekttexte Export einstellen.

Im vOffice können Texte nicht formatiert werden, es ist reiner Text. Beim Import werden die HTML Formatierungen so gut es geht und Zeilenumbrüche und Spiegelstriche umgesetzt. Überschriften und andere Formatierungen gehen allerdings verloren


Objektbilder

Alle Bilder, die einem Objekt zugeordnet sind, werden importiert.

Bildtexte (Tooltipp und Untertitel) werden nicht importiert.
Zusätzlich gibt es in vOffice Bild-Tags, welche für den Export zu Booking.com für das dortige Ranking eine Rolle spielen.
Sie können die Bild-Tags entweder im Vorfeld in FEDER pflegen, in dem Sie unter dem Bild auf “Texte...” klicken. Oder nachträglich in vOffice.


Häuser

In vOffice werden “Häuser” als “Anlagen” bezeichnet.


Importiert werden:

  • Kürzel

  • Hausname

  • Adressdaten

  • Geo-Koordinaten

  • Bilder

  • Beschreibungstexte


Verträge

Verträge werden in vOffice als Belegung bezeichnet. Verträge können auch aus vergangenen Jahren importiert werden. Wir raten Ihnen jedoch nur Verträge aus dem laufenden Jahr importieren zu lassen. Falls Sie auch Verträge aus vergangenen Jahren importieren möchten, sprechen Sie bitte mit unserem Onboarding.


Die Vertragsstati werden in vOffice wie folgt bezeichnet:

  • Reservierung (R) = Definitiv

  • Vermietung (V) = Bestätigt

  • Veranstalter (X) = Bestätigt (Vertriebskanal = Reiseveranstalter X)

  • Option (O) = Option

  • Eigentümerbelegung (E)  = (FREEZE) geblockt (Grund = Eigentümerbelegung) 

  • Eigentümervermittlung (e)  = Bestätigt (Vertriebskanal = Eigentümer) 

  • Renovierungssperre = (FREEZE) geblockt (Grund = Renovierungssperre)

  • Dauerbelegung (D)  = Bestätigt

  • Stornierung (S, Z) = Cancelled

  • gelöscht (L) = Cancelled


Importiert werden:

  • Vertragsnummer (mit einem F vorangestellt)

  • Mieter

  • Objekt

  • Reisezeit

  • Anzahl Erwachsene, Kinder, Babys

  • in FEDER berechnete Miete und Nebenkosten

  • Erfassungsdatum

  • Mitreisende (sofern eingetragen)

  • geleistete Zahlungen

  • Vertriebskanal

  • veranschlagte Anzahlungssumme und Anzahlung bis

  • veranschlagte Restzahlungssumme und Restzahlung bis

  • Reinigungsmemo

  • Memo nächste Anreise

  • Vertragsmemo



Nicht importiert wird:

  • Vertragshistorie