Die vOffice Automatisierung nimmt Dir Arbeit ab: Du legst fest, bei welchem Ereignis was passieren soll. 


vOffice → Einstellungen → Automatisierung 


INHALTSVERZEICHNIS

Automatisierung in Betrieb nehmen

Die Automatisierung ersetzt die "Automatisch in den Postausgang legen"-Funktion in den Dokumenten. Sobald Du auf "Jetzt starten" klickst...

...werden die Ereignisse von dort importiert.


Nach der Umstellung auf die neue Automatisierung, solltest du die importierten Ereignisse einmal kontrollieren.

Beispiele für Automatisierungen

Jeder Automatisierung liegt ein Ereignis zugrunde (Wenn) und dem, was automatisiert erfolgen soll (Dann erledige folgende Aufgabe). Es können auf ein Ereignis mehrere Aufgaben folgen (Wenn - Dann - Dann ...)


  • Schicke drei Tage vor dem Restzahlungsdatum eine Erinnerung!
  • Storniere fünf Tage nach dem Anzahlungsdatum die Belegung, sofern noch kein Geld eingegangen ist und benachrichtige den Gast!
  • Sobald der Gast ausgecheckt hat und die Unterkunft in der Objektgruppe "externe Reinigungsfirma" ist, schicke eine Slack-Nachricht an den Channel #Besenstiel!
  • Wenn die Unterkunft vor 14 Uhr gereinigt wurde, schicke dem Gast eine SMS, dass er schon früher anreisen kann!
  • Nachdem der Abreise-Check erfolgt ist, überweise dem Gast sein Guthaben (Kaution)!
  • Wenn ein Gast bereits zum 10. Mal bucht oder mehr als 5000 € Umsatz gemacht hat, dann tagge ihn mit "VIP"
  • Wenn eine Reservierung in Verzug kommt, dann schick die Mahnung raus, es sei denn der Kunde ist VIP andernfalls schicke mir eine SMS und dem Team eine Slack-Nachricht

  • Wenn eine Mahnung rausgeht, dann tagge die Reservierung mit Mahnstufe 1


Wichtig: sinnvolle Kombinationen aus Ereignis und Aufgabe

Erstelle nur sinnvolle Kombinationen aus Ereignis und Aufgabe:
Sinnvoll: Anzahlungstermin ist erreicht und es gibt noch keine Zahlung (Ereignis-Definition), versende Zahlungserinnerung (Aufgabe).
Nicht sinnvoll: Mietabrechnung erstellt (Ereignis), versende Abrechnungsdokument (1. Aufgabe, sinnvoll) und Tag in Reservierung eintragen (2. Aufgabe nicht sinvoll)

Es wird nicht vor falschen Kombinationen gewarnt. Im Zweifelsfall wird die Aufgabe nicht ausgeführt.


Beispiele im Detail

Mietabrechnung erstellt

In diesem Beispiel wird wenn die Rechnung vom Typ Eigentümerabrechnung gebucht ist, ein Dokument versendet (Dann):


3 stufige Anzahlungserinnerungen

Im folgenden Szenario werden nacheinander insgesamt zwei Zahlungserinnerungen an den Gast gesendet, sofern dieser noch keine Anzahlung geleistet hat. In der dritten Automatisierung wird an den Gast die Stornierung seiner Buchung zugesendet und die Belegung storniert.


1. Anzahlungserinnerung 2 Tage nach Anzahlungsdatum

  1. Name: Wählen eine sinnfällige Bezeichnung, der du und andere auch später noch ohne Umstände entnehmen können, was gemeint ist.
  2. Ereignis:  2 Tage nach Anzahlungsdatum.
  3. Status: Zahlungserinnerungen machen nur Sinn bei bestätigten und definitiven Belegungen.
  4. Gezahlt max.: Die Anzahlungserinnerung soll nur gesendet werden, wenn noch keine Zahlung eingegangen ist.
  5. Aufgabe: Versendung der Zahlungserinnerung.
Du willst keine Zahlungserinnerungen an deine Eigentümer schicken? Das kannst erreichen, indem du die Eigentümer mit einem Tag (z.B. "Eigentümer") ausstattest, und bei den Zahlungserinnerungen dann einstellst Ohne Tag "Eigentümer". 
So wird`s gemacht...
Klick auf die Feldüberschrift...
ändert den Filter...


2. Anzahlungserinnerung 5 Tage nach Anzahlungsdatum

Hier wird nach bereits 3 weiteren Tagen die zweite Zahlungserinnerung gesendet. Ansonsten sind die Einstellungen die selben, wie in der ersten Zahlungserinnerung:

3. "Anzahlungserinnerung" (Stornierung!) 10 Tage nach Anzahlungsdatum

Hier erfolgen auf das wenn (der Gast hat auch zehn Tage nach Anzahlungsdatum noch nichts gezahlt) zwei Aufgaben: Versand der Stornierungsbestätigung und stornieren der Buchung.


VIPs erzeugen

In diesem Beispiel werden Kontakte, die fünf Buchungen getätigt haben, zum Zeitpunkt der sechsten Buchung mit dem Tag vip gekennzeichnet. So können Sie ihre Gäste automatisch als VIPs / Stammgäste markieren. 


Es werden dabei keine rückwirkenden Markierungen gesetzt. D.h., Gäste, die bereits 6 Verträge haben, werden erst mit der 7ten Buchung markiert.



Rücküberweisung Kaution

Bestimmte Tags oder Vertriebskanäle ausschließen

Ein Klick auf Feldbezeichnung ändert den Filter von...

auf...


Automatisierung testen

Um deine selbst erstellten Automatisierungen zu testen, vergib einfach einen einmaligen Tag wie "Testerei-1" o.ä. und verwende nun diesen Tag z.B. in einer Testbuchung. In der Automatisierung selbst legst du auch den Tag "Testerei-1" fest, so dass nur deine Testbuchung mit diesem Tag von der Automatisierung erfasst wird.


Liste aller Ereignisse + Aufgaben

Beachte: Nicht alle Kombinationen sind logisch + sinnvoll. Falsch erstellte Automatisierungen werden nicht ausgeführt. Es erfolgt dabei keine Warnhinweis!


Ereignisse

 

Buchungsdatum
Anreise-Datum
Abreise-Datum
Anzahlungsdatum
Restzahlungsdatum
Reserviert-Bis-Datum
Fälligkeitsdatum
Klick in Reservierung
Status-Änderung
Check-In
Check-Out
Zahlungseingang
Leistung online gebucht
Homepage Buchung
Homepage Option
Objekt gereinigt
Endreinigung gecheckt
Abreise gecheckt
Anreise gecheckt
Rechnung gebucht
Gutschein gebucht


Aufgaben

 

Versende Dokument
Dokument in Postausgang legen
Ticket erstellen
Push-Nachricht senden
Slack Nachricht senden
Buchung stornieren
Guthaben überweisen
Webhook senden
Tag beim Kontakt eintragen
Tag in der Reservierung eintragen