Mit der Schlüsselverwaltung protokolliert du ganz einfach, wem du wieviel Schlüssel wann aushändigst, welche zurückgegeben sind und wieviel damit noch im Umlauf sind. Die Schlüsselausgabe und -Annahme kannst du in Belegungen aber auch in den Kontakten (z.B. Hausdame, Handwerker usw.) aufrufen und verwenden.


Schlüsselausgabe & -Annahme

Ausgabe in Belegungen

Die Schlüsselausgabe kannst du an verschiedenen Stellen in vOffice aufrufen. In den Belegungen selbst und natürlich in vOffice heute...


  1. Ein Klick auf das Schlüsselsymbol öffnet immer rechts die Funktion.
  2. Ist die Anreise heute, öffnet sich automatisch der Tab Schlüsselausgabe
  3. Person (optional): Wem wird der Schlüssel ausgehändigt?
    → Um bei Bedarf zu prüfen, welche Person den Schlüssel bekommen hat, musst du den Protokoll-Eintrag aufrufen. (hier: Schlüsselverwaltung → Schlüsselausgabe)
  4. Welche und wie viel Schlüssel werden ausgegeben?

     
  5. Vergiss nicht zu speichern!

Weitere Schlüssel ausgeben

Wenn du nachträglich noch weitere Schlüssel ausgeben willst, ist dies kein Problem...

  1. Bereits ausgegebene Schlüssel.
  2. Wähle weitere Schlüssel zur Ausgabe,
  3. und vergiss nicht zu speichern.

Annahme in Belegungen

Bei der Rückgabe von Schlüsseln am Abreisedatum wird automatisch die Schlüsselannahme mit der ausgegebenen Anzahl der Schlüssel angezeigt...

  1. Ist es Abreisedatum erreicht, wird automatisch der Tab Schlüsselannahme geöffnet.
  2. Die bereits ausgegebenen Schlüssel.
  3. Hier werden die bereits ausgegebenen Schlüssel mit der richtigen Anzahl vorgeschlagen.

Schlüssel in Kontakten

Schlüssel können auch ohne eine Belegung ausgegeben werden, und das an beliebige Kontakte. So behältst du auch den Überblick, wenn du Handwerkern, dem Reinigungspersonal oder der Hausdame Schlüssel aushändigst. Einzelnen Kontakten können beliebig viele Schlüssel unterschiedliche Objekte ausgehändigt werden.


vOffice → Hauptmenü → Kontakte


  1. Ein Klick auf das Schlüsselsymbol öffnet immer rechts die Funktion.
  2. Bereits ausgegebene Schlüssel.
  3. Du kannst einem Kontakt beliebig viele Schlüssel für verschiedene Objekte aushändigen.

Die Schlüsselannahme erfolgt genau so, wie bei der Schlüsselrückgabe für Belegungen.

Alle Ausgaben & Annahmen

In der Schlüsselausgabe werden alle gespeicherten Schlüsselausgaben und Schlüsselannahmen gelistet:

Wann? Wer? Was? Wieviel?


vOffice → Hauptmenü → Schlüsselverwaltung → Schlüsselausgabe

Ein Klick auf einen Vorgang öffnet den Protokoll-Eintrag...
Wann? Wer? An wen / welche Person? Was?

Welche Schlüssel sind noch im Umlauf?

Unter Offen werden überfällige Schlüsselrückgaben angezeigt - einen Tag nach Abreise...

Vorbereitende Datenpflege

Du musst einmalig (und bei neuen Objekten) die Schlüssel erfassen. Du kannst einzelne Schlüssel oder auch Schlüsselbunde für die Objekte anlegen. Um dir die Arbeit zu erleichtern, kannst du anschließend auch Schlüsseleinträge kopieren für Objektgruppen (Punkt 9).


vOffice → Hauptmenü → Schlüsselverwaltung → Schlüssel



  1. Objekt
  2. Typ: Lege den Schlüsseltyp fest - z.B. Klein-Zylinder für den Briefkasten usw.
    → Das ist auch praktisch, um den Schlüssel ggf. jemandem erklären zu können - ohne ihn selbst detailliert beschriften zu müssen.
  3. Für: Es gibt ein paar Voreingestellte, aber du kannst auch einfach selber etwas eingeben.
  4. Alias: Wenn du auf die Schlüssel selbst keine Objektnummern schreibst, sondern Alias verwendest, trage diesen hier ein.
    Mit dem Alias kannst du dich besser vor Missbrauch schützen. Falls der Schlüssel verloren geht, steht ein Alias für das Objekt drauf, und nicht das Objekt selbst.
  5. Schlüsselnummer: Sofern eine Schlüsselnummer eingraviert ist.
    → Das kann hilfreich sein, falls der Schlüssel einmal vom Schlüsselbund abgefallen ist und wieder zugeordnet werden muss.
  6. Beschreibung: Falls es sich um ein Schlüsselbund handelt, solltest du hier eintragen, welche/wieviel Schlüssel dazugehören.
    → Lege in diesem Falle unter Typ fest, dass es sich um ein Schlüsselbund handelt.
  7. Bestand: Wie viele Schlüssel besitzt eine Agentur insgesamt?
  8. Ausgabe: Wie viele Schlüssel sollen standardmäßig ausgegeben werden?
    → Diese Voreinstellung wird automatisch bei der Ausgabe von Schlüsseln in den Belegungen verwendet.
  9. Schlüssel kopieren für ObjektgruppeErleichtere dir die Arbeit, und kopiere Schlüssel in ganze Objektgruppen!

Schlüsselbund

Wählst du den Typ Schlüsselbund, werden weniger Datenfelder angezeigt. Erfasse in diesem Fall in der Beschreibung, welche Schlüssel zu diesem Schlüsselbund gehören...

Schlüssel kopieren in Objektgruppe...